So funktioniert das. In normalen Worten.
Ein Mitarbeiter meldet sich krank. Statt morgens herumzutelefonieren, läuft die Vertretungs-Anfrage automatisch los. Verfügbare Mitarbeiter werden parallel angefragt, die erste Zusage bestätigt. Die Schichtleitung bekommt eine klare Übersicht: Wer übernimmt, wann, mit welcher Vereinbarung. Das spart Zeit und Telefonie.
Wie der Prozess abläuft
Jeder Schritt ist nachvollziehbar dokumentiert. Sie behalten an jeder Stelle die Kontrolle und können manuell eingreifen.
- Krankmeldung
- Schichtprüfung
- Pool-Abfrage
- Bestätigung
- Dokumentation
Krankmeldung
Mitarbeiter meldet sich via WhatsApp oder Formular.
5:10 Uhr, eine Nachricht: „Bin krank, schaffe die Frühschicht nicht.“ Früher stand Ihre Schichtleitung ab jetzt eine Stunde am Telefon.
Schichtprüfung
System prüft, welche Schicht betroffen ist und welche Qualifikation gebraucht wird.
Das System weiß, welche Qualifikation diese Schicht verlangt, und fragt die Kollegen gar nicht erst an, die sie nicht haben.
Pool-Abfrage
Verfügbare Mitarbeiter werden parallel angefragt.
Sechs passende Kollegen bekommen gleichzeitig eine Nachricht auf WhatsApp. Nicht einer nach dem anderen, sondern alle in derselben Minute.
Bestätigung
Erste Zusage bestätigt die Schicht, die anderen bekommen eine Absage.
5:18 Uhr sagt der Erste zu. Die anderen fünf lesen sofort, dass sich die Sache erledigt hat, und schlafen weiter.
Dokumentation
Die Schichtleitung sieht, dass die Schicht besetzt ist, von wem und mit welcher Vereinbarung.
Wenn Ihre Schichtleitung um sechs anfängt, steht die Schicht. Sie liest eine Zeile, statt den Morgen am Telefon zu verbringen.
Was sich konkret ändert
Qualitative Einordnung aus unseren Projekten, keine pauschalen Versprechen.
Schnellerer Schichtausgleich
Danach: Minuten bis Ersatz
Weniger Produktivitäts-Verluste
Danach: Maschine läuft weiter
Schichtleitung wird entlastet
Danach: System koordiniert
Dieser Ablauf ist für Sie, wenn…
- Produktion, Handwerk und operative Teams
- Betriebe mit Schichtbetrieb
- Teams mit kurzfristigen Ausfällen
Drei Fragen, die immer kommen
Was, wenn niemand übernimmt?
Nach einer definierten Wartezeit erweitert das System den Pool, passt die Konditionen an oder eskaliert an die Schichtleitung. Sie behalten die Kontrolle.
Funktioniert das mit gewerkschaftlichen Schicht-Regeln?
Ja. Schicht-Matrix, Pausenregelung und Höchstarbeitszeit werden berücksichtigt. Nur regelkonforme Vorschläge werden gemacht.
Was ist mit Datenschutz bei WhatsApp?
Datenschutz wird vor dem Start geklärt. Wir nutzen die WhatsApp Business API, nicht Privat-WhatsApp. Welche Variante passt, hängt von Ihren Anforderungen ab.
Finden wir Ihre Zeitfresser.
Drei Minuten, sechs Fragen, ehrliches Ergebnis: Wo KI sich in Ihrem Betrieb rechnet, und wo nicht.
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