So funktioniert das. In normalen Worten.
Eine PDF-Rechnung kommt rein. Das System liest sie aus, übernimmt Rechnungs-Nummer, Datum, Betrag, Lieferant. Aus früheren Buchungen wird ein passender Kontierungs-Vorschlag erzeugt. Die Freigabe läuft am Smartphone oder Desktop. Was freigegeben wird, geht strukturiert ins Buchhaltungs-System.
Wie der Prozess abläuft
Jeder Schritt ist nachvollziehbar dokumentiert. Sie behalten an jeder Stelle die Kontrolle und können manuell eingreifen.
- Eingang
- Auslesen
- Kontierungs-Vorschlag
- Freigabe
- Übergabe ins System
Eingang
Lieferant schickt Rechnung per Mail oder Upload.
Ihr Lieferant schickt die Monatsrechnung als PDF. Früher wanderte sie in den Ordner „Buchhaltung offen“ und blieb dort bis zum Monatsende liegen.
Auslesen
Relevante Felder werden strukturiert erkannt.
Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Lieferant und Steuersatz stehen sauber im Feld. Niemand tippt eine Zahl ab, niemand vertauscht eine Ziffer.
Kontierungs-Vorschlag
Aus früheren Buchungen wird ein passender Vorschlag erzeugt.
Weil dieser Lieferant die letzten zwei Jahre immer gleich gebucht wurde, steht der Vorschlag schon da. Sie müssen ihn nur noch bestätigen.
Freigabe
Per Klick freigeben oder anpassen, auch mobil.
Sie sitzen im Auto vor dem Kundentermin und geben drei Rechnungen am Handy frei. Eine hat einen falschen Betrag, die schicken Sie zurück.
Übergabe ins System
Freigegebene Rechnungen landen mit Buchungssatz im Buchhaltungs-Tool.
Ihr Steuerberater bekommt die Belege, wie er sie braucht. Der Anruf „schick mir bitte nochmal die Rechnung vom März“ kommt nicht mehr.
Was sich konkret ändert
Qualitative Einordnung aus unseren Projekten, keine pauschalen Versprechen.
Manuelle Erfassung entfällt
Danach: Prüfen und freigeben
Kürzere Durchlaufzeit
Danach: Same-Day möglich
Rechnungen sind auffindbar
Danach: Strukturiert im System
Dieser Ablauf ist für Sie, wenn…
- Buchhaltung und Verwaltung
- Betriebe mit vielen Lieferanten-Rechnungen
- Geschäftsführer, die selbst freigeben
Drei Fragen, die immer kommen
Funktioniert das auch mit handgeschriebenen oder unsauberen Rechnungen?
Die Qualität hängt von der Vorlage ab. Klare PDFs werden zuverlässig ausgelesen. Bei schwierigen Belegen fragt das System zurück, statt zu raten.
Was, wenn der Buchungs-Vorschlag falsch ist?
Korrekturen fließen in den Vorschlags-Algorithmus zurück. Mit der Zeit werden die Vorschläge passender. Sie behalten die Hoheit über die Freigabe.
Muss ich DATEV nutzen?
Nein. Gängige Buchhaltungs-Systeme wie lexoffice, sevDesk und Buchhaltungsbutler werden unterstützt. Auch CSV-Export für den Steuerberater ist möglich.
Finden wir Ihre Zeitfresser.
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